Tax Back : mode d’emploi pour déclarer ses impôts américains

Tout comme en France, lorsqu’on a travaillé aux Etats-Unis, il nous est impossible d’échapper à la déclaration d’impôts. Vu que nous ne sommes pas citoyens américains, la tax back peut paraître très complexe et effrayante. Pourtant, elle n’est pas plus méchante que chez nous. Pour les moins à l’aise dans les finances, voici un guide assez simple et complet pour appréhender au mieux cette procédure administrative.

Mieux comprendre les impôts américains

L’année fiscale américaine s’étend du 1er janvier au 31 décembre. Si tu as travaillé pendant cette période, tu dois envisager de faire une demande de tax back qui n’est autre qu’une déclaration d’impôts.

Il existe différents types d’impôts :

  • l’impôt fédéral : lié au gouvernement
  • l’impôt de l’Etat : lié à l’Etat
  • l’impôt local : lié à la ville

Aux Etats-Unis, les impôts sont prélevés à la source. C’est-à-dire sur le salaire directement. Aucune taxe annexe n’est à payer, c’est une bonne chose. Le mot tax back (ou tax return) veut donc dire que la déclaration est faite pour recalculer les taxes déjà payées chaque mois. Soit on te redonne de l’argent, soit tu en dois selon les cas.

Le W2

Une fois l’année fiscale écoulée, chaque personne travaillant, ou ayant travaillé, aux Etats-Unis reçoit un formulaire de son ou ses entreprises, appelé W2. Jusqu’au 15 avril, c’est le moment de le compléter et de le renvoyer. Attention, passé le tax day des pénalités de retard peuvent être appliquées. Mieux vaut s’y prendre à l’avance, surtout si c’est la première fois.

Sur ce document se trouve le détail des salaires, et aussi des taxes déjà payées. En général, lorsqu’on est en visa J-1 cette procédure est rarement une mauvaise chose. On récupère plus d’argent que ce qu’on en perd.

Et oui, en tant que détenteurs du visa J-1, tu es exempté de deux taxes :

  • La Social Security et Medicare (FICA) : taxe pour la sécurité sociale et la mutuelle
  • Unemployement (FUTA)

Il est aussi envisageable d’être exonéré des taxes suivantes :

  • La taxe fédérale
  • La taxe locale

 Faire sa déclaration de tax back

Le W2 est donc le formulaire unique et indispensable pour lancer sa procédure de tax back. Il est possible de le faire soi-même sur papier, mais cette pratique peut s’avérer être un véritable casse-tête. Des agences de comptabilité indépendantes proposent leurs services pour t’aider ou même tout faire à ta place. Le prix varie mais il faut mettre un minimum de 200$ pour en bénéficier. Enfin, la meilleure des alternatives serait de le faire en ligne grâce à des sites spécialisés.

Il ne faut pas se tromper de formulaire car cela pourrait passer comme une fausse déclaration. Celui que tu dois remplir s’intitule 1040. Mais attention car il existe deux 1040, le simple et le NR. Le tien, si tu vis aux États-Unis depuis moins de deux ans, et le 1040 NR.

La différence entre résident et non résident

Tu dois sélectionner le 1040 NR car tu es considéré comme non-résident, d’où les lettres NR. Sous visa J1, la résidence s’acquiert après deux ans passés sur le territoire américain. Il faut aussi que ton séjour dépasse 183 jours consécutifs. Même si tu envisages de refaire un visa J-1, tu ne repartiras pas à zéro. Ton premier visa sera comptabilisé dans les deux ans.

De plus, si tu arrives en janvier, en octobre ou en décembre, l’année est tout de même prise en compte. Ce sont des années calendaires et non fiscales. Par exemple, que tu arrives le 5 mars ou 31 décembre, c’est comme si tu avais passé toute l’année aux Etats-Unis. Bref je ne sais pas si tu as suivi mais mieux vaut venir en janvier pour profiter au maximum de cette exemption.

Tax back : la déclaration d'impôts américaine

Tax back : la déclaration d’impôts américaine

Les étapes du tax back / tax return

Avant de te lancer, prépare les documents suivants, ils te seront utiles durant la procédure :

  • Ton passeport
  • Ton i94 : preuve officielle de l’entrée des étrangers aux Etats-Unis
  • Ton ou tes W2 si tu as travaillé pour plusieurs entreprises
  • Ton i20 si tu es étudiant aux Etats-Unis ou ton DS-2019 si tu fais un stage aux Etats-Unis
  • Ton Social Security Number

Pour t’aider dans les démarches du tax return, il existe des sites internet. Ils peuvent être d’une aide précieuse et font gagner du temps (et bien évidemment de l’argent enfin… on espère). C’est le cas de Sprintax par exemple.

Etape 1 : Account

Sur Sprintax, en plus de compléter les champs des coordonnées, il faut également sélectionner l’année pour laquelle tu désires déclarer ton tax back.

Etape 2 : Residency

Pour la partie « Residency Status », avec un visa J-1 les premières questions ne te concernent pas. Tu as juste à répondre non. En revanche, utilise ton i94 pour renseigner les dates exactes de ton entrée aux Etats-Unis. Cela correspond à la partie « visiting the US ». Il faut les rentrer dans l’ordre croissant.

Dans « visa details », note les informations de ton visa actuel.

Etape 3 : Setting to know you

« About you » : parle de toi. « Occupation Type » concerne le type de visa que tu possèdes.

Pour « Your adress », le gouvernement a besoin de ton adresse américaine ainsi que celle française. Tu as le choix d’utiliser l’une ou l’autre pour recevoir ton tax back. L’heureuse élue apparaîtra sur tous les documents.

Etape 4 : Let’s talk about money

Si tu as reçu plusieurs W2 car tu as travaillé pour plusieurs entreprises, tu dois le noter dans « income documents ».

« W2 forms » : chaque formulaire W2 est à remplir séparément. N’oublie aucune case ou ligne à remplir car il y en a beaucoup ! Au-dessus du formulaire, il ne faut pas oublier de renseigner l’employeur pour lequel tu as travaillé durant cette année.

Si tu as payé le FICA, voici comment tu vas pouvoir le récupérer. La partie « Social Security & Medicare tax » le concerne. Pour espérer avoir droit au remboursement, il faut cocher oui à la première et à la dernière question, puis non aux autres.

Pour « Other Income », sous visa J1 la réponse est très claire : NON ! Il est strictement interdit de percevoir de l’argent venant d’une autre source que ton employeur. Au moins c’est facile.

« Additional tax filing information » concerne les personnes qui ont déjà fait une demande de tax back avant celle-ci. Si c’est la première fois, il suffit de répondre non à toutes les questions. A l’inverse, il faudra justifier : l’année des autres taxes leur type, s’il y a eu des remboursements…

Il existe un traité entre les Etats-Unis et la France, donc say yes dans la partie « tax treaty ». Même chose pour « tax treaty verification ». A toi les dollars !

Etape 5 : Offset your expenses

Si tu as été contraint de changer d’Etat pour ton travail et que tu as eu des frais, tu dois l’indiquer dans « moving expenses ».

Pour les plus généreux, ceux qui ont fait des donations dans un centre agréé et qui ont reçu un papier concernant les taxes, c’est dans « other expenses » que ça se passe. Pour les autres, on laisse les champs vides.

Etape 6 : About your college/program

Munis-toi de ton DS-2019 ou de ton i20 selon ton visa. Tu dois ensuite remplir le « college details » en suivant les informations de ton document officiel. Le nom de l’advisor, pour les J-1, se trouve à la ligne 7.

Etape 7 : State taxes

Il faut commencer par transférer toutes les données déjà remplies : personal information, income, deductions, credits. Une fois que tout est correctement chargé, on passe à la suite. Le processus touche bientôt à sa fin.

« Living in the US » concerne le logement que tu as eu durant l’année à déclarer. Tu dois dire de quel type il est, la période d’aménagement (et de déménagement s’il y en a eu un). Si tu as changé d’Etat entre temps, tu devras payer la taxe de chacun.

Tu te demandes sûrement ce qu’est le « California Residency Determination ». Il ne te concerne pas sauf si tu t’es marié, que tu as une green card en cours ou tout autre motif qui prouve que tu comptes faire de la Californie ta résidence principale.

Si tu vis en Californie, la case « California NR » te concerne. Tu dois indiquer ta date d’entrée dans l’Etat californien et non celle de ton entrée aux Etats-Unis à part si c’est la même bien entendu !

Le « state return » désigne l’Etat duquel on va percevoir ou à qui on va donner de l’argent.

tax back

Faire sa demande de tax back

Etape 8 : Renew

Dans la partie « summary », tu retrouveras tous les montants que tu dois recevoir ou payer pour la Federal Tax Refund et le FICA. Ce récapitulatif n’inclut pas la state tax.

Sur la page suivante, il y a le montant de la federal tax de l’IRS. Différentes possibilités s’offrent à toi. Tu peux choisir de recevoir l’argent par virement direct, par chèque ou bien de reporter cet argent pour l’année prochaine.

Pour la state tax c’est très amusant (ou pas). Tu dois d’abord décider par quel moyen tu veux recevoir l’argent de ce service sans savoir si tu en gagneras ou en perdras.

Etape 9 : Finished & Payment

Bon là c’est l’étape que tu ne vas pas trop apprécier. Il faut payer Sprintax parce que oui l’aide a un prix ! Mais rassure-toi, la somme est toujours moins chère qu’un cabinet spécialisé ou un agent financier.

L’envoi des documents

Une fois le paiement effectué, Sprintax te propose de télécharger les documents. Fais-le et imprime-les. Il faut ensuite les signer, préparer des enveloppes : une à destination du service pour la taxe du gouvernement, une pour celui de la taxe de l’Etat et une autre (ou non) pour le service concernant le FICA.

Une fois tous ces papiers administratifs postés, les remboursements se font, en général, sous six semaines.

Attention, pour être exonéré du FICA, il faut s’adresser directement à l’employeur qui doit te faire lui-même le remboursement. S’il ne le fait pas, c’est à ce moment-là que tu devras t’adresser à l’Internal Revenue Service.

La démarche est amplement simplifiée en utilisant la méthode en ligne. Mais tu as dû le remarquer ce n’est pas quelque chose qui se fait à la va vite. Il faut prendre son temps et surtout ne pas s’y prendre à la dernière minute de peur de faire des erreurs ou d’oublier de remplir certaines informations primordiales.

Sachant que tu « risques » de recevoir de l’argent, plus que d’en donner, concentre-toi ! Cette procédure n’est à faire qu’une seule fois dans l’année alors autant bien se préparer.

 

Clémentine